Kehittämismenojen aktivointi – mitä on huomioitava?

Tehdäänkö yrityksessäsi tuotekehitystä tai suunnitellaanko sellaista? Tuottaako kehittäminen tuloksia vasta tulevina vuosina? Käsittelettekö kehityksestä syntyvät kulut aiheuttamisen mukaan vuosikuluna vai jaksotetaanko ne useammalle tilikaudelle? Tästä blogista saat hyvät vinkit, mitä tulee ottaa huomioon, kun kehitysmenoja käsitellään kirjanpidossa.

Kehitysmenoja syntyy, kun yritys panostaa varoja ja aikaa tuotekehitykseen. Usein näiden panostusten odotetaan tuottavan tuloa vasta tulevaisuudessa ja useamman vuoden ajan.

Mitä tahansa kuluja ei kuitenkaan lueta kehittämismenoksi ja aktivointiin liittyy tiettyjä ehtoja. Muun muassa tutkimusmenot on määritelty edelleenkin vähennettäviksi vuosikuluina, kun taas kehittämismenot saa edelleen aktivoida, jos ne tuottavat tuloa useampana tilikautena.

Kehittämistoiminta tarkoittaa uusien tai merkittävästi parempien tuotteiden, prosessien, laitteiden, raaka-aineiden, järjestelmien tai palvelujen suunnittelua.

Kehittämismenoiksi katsotaan kehittämistoiminnasta välittömästi syntyneet menot. Esimerkiksi henkilöstömenot lukeutuvat kehitysmenoiksi siltä osin kuin henkilöstö on mukana kehitystoiminnassa.

Kehittämistoiminnan seuranta niin kulurakenteen kuin aktivointienkin osalta on tärkeää tehdä kirjanpidon näkökulmasta selkeästi ja johdonmukaisesti seuranta rakentaen siten, että kehittämisvaiheen menot ovat luotettavasti määriteltävissä.

Kirjanpitolaissa sanotaan, että kehittämismenot on poistettava eli kirjattava kuluksi vaikutusaikana. Jollei kirjanpitovelvollinen voi luotettavalla tavalla arvioida vaikutus­aikaa, on kehittämismenot poistettava enintään kymmenessä vuodessa.

Kun kehittämismenoja halutaan aktivoida, on pystyttävä osoittamaan, mitkä ostolaskut ja tuntikirjaukset kuuluvat projektiin. Tarkalla projektiseurannalla yrityksen on helppo osoittaa, miten ja mistä kulut ovat syntyneet, ja helppo kerätä aktivoitavien kulujen määrä.

Tämä vaatii yrityksiltä esimerkiksi riittävän tarkkaa työajanseurantaa, jotta kehittämisprojektiin kuuluvat tunnit ovat kohdennettavissa. Myös ostolaskuilla kuten tarvikeostoissa ja alihankinnoissa on suositeltavaa hyödyntää projektiseurantaa eli kirjata kulut suoraan laskulta projektille. Jos projektille otetaan tavaraa yrityksen omasta varastosta, tämäkin kulu on muistettava kirjata varastosta projektille ja sen pitää olla todennettavissa.

Kirjanpitolain mukaan aktivoidut kehittämismenot vaikuttavat yhtiön jakokelpoisten varojen määrään. Taseeseen aktivoidut kehittämismenot pienentävät yrityksen jakokelpoisia varoja.

Aktivoiduista kehittämismenoista jakokelpoisiin varoihin vaikuttaa taseessa oleva kehittämismenojen tasearvo eli poistoilla vähennetty määrä, mikä on vielä poistamatta eli kirjaamatta kuluksi.

Käytännössä kaikenlainen menojen aktivointi pienentää tilikauden kuluja eli parantaa yrityksen tulosta, mikä puolestaan kasvattaa jakokelpoisia varoja. Kirjanpitolain säännöksen myötä jakokelpoisten varojen määrä palautetaan samaksi, mitä se olisi ollut, pois lukien tuloverojen vaikutus, jos kehittämismenot olisi kirjattu kerralla kuluksi.

Erilaisten menojen aktivointi parantaa tilikauden tulosta.

Jos esimerkiksi tilikauden aikana on panostettu isoon kehittämisprojektiin, jonka kulut syövät tulosta, mutta tuloja siitä saadaan vasta tulevaisuudessa. Aktivoimalla menot taseeseen tilikauden tulos näyttää paremmalta ja poistojen avulla menot saadaan kohdistettua kuluiksi samoille vuosille, kun tuloja odotetaan syntyvän. Näin tuloksessa ei tapahdu suuria vuosittaisia vaihteluita kehittämismenoista johtuen.

Kehittämismenojen aktivoinnin etuna on myös yrityksen nettovarallisuuden parantaminen. Aktivoidut kehittämismenot lasketaan mukaan nettovarallisuuteen, jonka perusteella määritellään osakkeenomistajien saaman osingon verovapaa, ansiotulo- ja pääomatulo-osuus. Aktivoimalla kehittämismenot yhtiön nettovarallisuus kasvaa ja osakkeenomistajan saaman osingon verotus kevenee. Kehittämismenojen aktivointi on siis hyödyllistä yritykselle, vaikka se pienentää jaettavia varoja.

Apua kehittämismenoihin liittyvissä kysymyksissä saat taloushallinnon asiantuntijoiltamme.