Palkanlaskentaan vaikuttaa yli 20 lakia, noin 160 yleissitovaa työehtosopimusta sekä lukuisat paikalliset sopimukset. Tämä säädösviidakko luo haasteen erityisesti pk-yrityksille, joilla ei välttämättä ole käytössään laajaa palkanlaskennan asiantuntemusta.
Suomessa palkanlaskentaa ohjaa monitasoinen järjestelmä
Laki muodostaa pohjan määrittelemällä vähimmäisvaatimukset työntekijöiden oikeuksille.
Työehtosopimukset täydentävät lakia ja usein parantavat työntekijöiden asemaa lakiin verrattuna.
Työsopimus on työntekijää lähimpänä oleva taso, joka ei voi heikentää lain tai työehtosopimusten takaamia oikeuksia.
Merkittävä käännekohta oli 1.1.2025, kun paikallinen sopiminen laajeni koskemaan myös järjestäytymättömiä työnantajia. Aiemmin vain työnantajajärjestöön kuuluvat yritykset pystyivät neuvottelemaan paikallisesti työehtosopimuksista poikkeavista ehdoista.
Uudistus toi kaivatun tasapuolisuuden eri yritysten välille, mutta samalla se lisäsi palkanlaskennan monimutkaisuutta entisestään.
Yleissitovien työehtosopimuksien merkitys on erityisen tärkeää ymmärtää. Ne eivät koske vain järjestäytyneitä työnantajia, vaan kaikkia alalla toimivia yrityksiä. Työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistaa itsenäinen lautakunta, joka toimii sosiaali- ja terveysministeriön yhteydessä.
Palkanlaskennan tärkeimmät säädökset
Työsopimuslaki määrittää työnantajan ja työntekijän velvollisuudet sekä palkanmaksuvelvollisuuden
Työaikalaki säätelee työaikoja, ylityökorvauksia ja työaikakirjanpitoa
Vuosilomalaki määrittelee vuosilomapalkkaoikeudet (ei kuitenkaan lomarahoja)
Ennakkoperintälaki ja tuloverolaki koskevat verotusta – näiden noudattamatta jättäminen voi johtaa siihen, että työnantaja joutuu vastuuseen pidättämättä jätetystä verosta
TyEL ja työttömyysturvalaki määrittävät vakuutusmaksut ja etuudet
Laki tulotietojärjestelmästä on vuodesta 2019 vaikuttanut merkittävästi palkanlaskentaan
Palkanlaskennan kirjanpito- ja säilytysvelvoitteet
Palkkakirjanpito
Palkkakirjanpito on ulkoisen kirjanpidon osakirjanpitoa, jota säätelee kirjanpitolaki. Säilytysajat vaihtelevat riippuen näkökulmasta: kirjanpitolain mukaan 6 vuotta, mutta laki tulotietojärjestelmästä määrää 10 vuoden korjausvelvollisuuden tulorekisterin tietoihin.
Työaikakirjanpito
Työaikakirjanpito on lakisääteistä kaikille työaikalain alaisille henkilöille – myös kuukausipalkkaisille säännöllistä työaikaa tekeville. Säilytysaika on 2 vuotta kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Tositemateriaalina eli esimerkiksi palkkalaskelman perusteena se voi kuulua 6 vuoden säilytysaikaan.
Vuosilomakirjanpito
Vuosilomalain mukaan on pidettävä kirjaa lomien kertymisestä, pitämisajankohdista ja pituuksista. Tämä koskee kaikkia työntekijöitä, myös kuukausipalkkaisia.
Lataa maksuton Lomapalkkavelka-opas
Tietosuoja-asetus (GDPR)
GDPR määrittää, mitä henkilötietoja voidaan kerätä ja kuinka kauan niitä voidaan säilyttää. Palkanlaskennassa peruste on lakisääteisen velvoitteen täyttäminen. Erityistä huomiota vaativat terveystiedot ja nuorten henkilöiden tiedot.
Yrittäjän palkan ja luontoisetujen käsittely
Yrittäjän oma palkanmaksu
Kun yrittäjä nostaa yhtiöstä omaa palkkaa, se on ilmoitettava tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä. Tämä koskee jokaista nostoa erikseen – ei voi kerätä kuukauden nostoja ja ilmoittaa kerran kuussa.
Luontoisedut
Yrittäjän luontoisedut (paitsi puhelinetu) on ilmoitettava kuukausittain tulorekisteriin ajantasaisilla arvoilla. Puhelinetu voidaan ilmoittaa poikkeuksellisesti kerran vuodessa etukäteen.
Perheen mukaan ottaminen
Kun yrittäjäperhe laajenee mukaan toimintaan:
- Puolison palkka käsitellään samoin periaattein
- Lasten mukaan ottaminen on kuin ensimmäisen työntekijän palkkaaminen
- Nuorten työntekijöiden osalta on noudatettava erityisiä säännöksiä ilta-, yö- ja viikonlopputyön suhteen
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen
Kun yritys palkkaa ensimmäisen varsinaisen työntekijän, tulee huomioida:
- Kirjallinen työsopimus (suullinen riittää, mutta kirjallinen suositeltava)
- TyEL-vakuutus
- Tapaturmavakuutus (mukana ryhmähenkivakuutus)
- Nuorten työntekijöiden erityissäännökset
Yleisimmät virheet palkanlaskennassa
Käytännön kokemuksen perusteella seuraavat tilanteet aiheuttavat usein ongelmia:
Rahan nostot ilmoittamatta ajallaan – johtaa tarpeettomiin viivästysmaksuihin ja korkoihin
Luontoisedut on käsitelty väärin – erityisesti auto- ja asuntoedut sekä polkupyöräedut. Takautuva korjaaminen on työlästä, koska vaikutukset ulottuvat työnantajan sairausvakuutusmaksuun ja kirjanpitoon.
Lataa Miten valita henkilöstöedut -vinkkilista, jossa asiaa käsitellään HR:n, palkanlaskennan ja taloushallinnon kannalta
Matkakustannusten korvaukset ilmoittamatta – kilometrikorvaukset ja päivärahat on ilmoitettava tulorekisteriin 5 päivän kuluessa
Työaika- ja vuosilomakirjanpito pitämättä – voi johtaa hankaliin tilanteisiin työsuojelutarkastuksen yhteydessä
Yhteenveto
Palkanlaskenta Suomessa on monimutkaista, mutta järjestelmällisellä lähestymistavalla ja oikeiden käytäntöjen noudattamisella vältytään yleisimmiltä virheiltä ja kalliilta sanktioilta. Tärkeintä on:
- Ymmärtää säädösten hierarkia ja oman alan vaatimukset
- Pitää ajantasaista kirjanpitoa kaikista lakisääteisistä velvoitteista
- Ilmoittaa tulorekisteriin ajallaan – 5 päivän sääntö koskee kaikkia maksuja
- Käsitellä luontoisedut huolellisesti oikeilla arvoilla ja ajallaan
- Huomioida tietosuoja henkilötietojen käsittelyssä
Kun nämä perusasiat ovat kunnossa alusta asti, vältytään työläiltä korjauksilta ja viivästysmaksuilta. Palkanlaskenta vaatii tarkkuutta, mutta oikeilla työkaluilla ja osaamisella se on hallittavissa.
Tarvitsetko apua palkanlaskennassa? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ennen kuin ongelmat kasaantuvat – ennaltaehkäisy on aina halvempaa kuin korjaaminen jälkikäteen.